Amalia Moreno (COPAL 2019): Hicimos el primer convenio Gobierno a Gobierno en el mundo dedicado 100% a la gestión

Las obras de infraestructura deportiva y la Villa de Deportistas que se previeron para los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos que se desarrollaron recientemente en nuestro país, pudieron culminarse a tiempo y en las condiciones requeridas por la Organización Deportiva Panamericana (ODEPA). La complejidad y magnitud de estas obras, no fueron óbice para que se cumpliera con las exigencias de plazo, costo y calidad habituales en este tipo de eventos.

Los Panamericanos tuvieron tres esquemas que se han venido confundiendo. Uno de ellos es el convenio Gobierno a Gobierno; el segundo es el proceso de contratación y el tercero el contrato NEC. También se comentaba si el PMO engloba todo lo que creemos que engloba, si es parte de la gestión institucional y no una herramienta que involucra la contratación.

CONTRATO GOBIERNO A GOBIERNO

El contrato de Gobierno a Gobierno estaba regulado desde la Ley de Presupuesto del año 2013. Lo que se hizo fue colocarle algunas condiciones adicionales. En ese contexto, los informes técnicos y económicos fueron la verdadera esencia y transparencia. Se hizo un esquema de negociación que permitió estructurar por primera vez en el mundo un convenio de Gobierno a Gobierno 100% para gestión. Era simplemente enfocarse. La herramienta estaba ahí.

También se tenía que ordenar la transferencia de conocimientos. Si se tercerizaba el 100%, simplemente el conocimiento se iba con el país y el Perú se quedaba como al principio. Se potenció la transferencia de conocimientos, se hizo una división de cuáles eran los módulos más importantes dentro dentro de este convenio.

Un concepto nuevo había llegado al Perú y se espera que se quede. Su legado es relevante porque hace que el Perú apueste por proyectos sostenibles en el tiempo.

ASISTENCIA

En el convenio Gobierno a Gobierno realizado con el Reino Unido, ellos brindaron asistencia técnica en varios rubros. Uno fue la procura y otro referido a la Oficina de Gestión del Programa, el PMO.

¿Qué cosa es el PMO? Es gestionar de forma estructurada el cumplimiento de objetivos de un proyecto, es decir, es la programación, es el seguimiento hasta que el proyecto llegue a su objetivo. ¿Y el PMO solucionará todos los problemas para que llegues a tu objetivo? La respuesta es no. El que lo va a resolver siempre va a ser el Gestor, lo que va a ser el PMO es alertar ese riesgo.

Entonces, desde ese punto de vista, ¿Qué era importante en el PMO? Primero la gobernanza. Decirnos la cantidad de errores que estábamos cometiendo para la toma de decisiones. La gobernanza es eso, tener un flujo, tener un procedimiento, saber en qué momento tomar las decisiones y no demorar en ese camino.

Dentro de esta gobernanza también está la gestión del personal. Se tiene que ver el tipo de perfil que se necesita para desarrollar cada uno de los encargos dentro del proyecto. Ellos hicieron un cuadro de Excel, donde se definió cuáles eran las responsabilidades, quién lideraba cada cosa. La mayoría lo tenía que hacer el equipo de Lima 2019, mientras que el equipo de Reino Unido asistía.

Con esta experiencia se cambió el manual de funciones como cinco veces y se ha pasado por la tramitología engorrosa de todo el aparato público. A veces se piensa que el proyecto especial Panamericanos tuvo tantas consideraciones que le fue más fácil. No fue así. Lo que se destaca es que sí es posible generar otro proyecto, y es posible pasando por este trámite.

Etapas de contratación de Gobierno a Gobierno.

 

HERRAMIENTAS ADAPTABLES

Algo importante es que los PMO dan herramientas adaptables a lo que se necesita. Por ejemplo, documentos y procesos estandarizados. Eso generó mucho trabajo, mucho flujo. Pero eso es un aprendizaje valiosísimo, porque a partir de ahí, cada vez que se tenía una reunión, siempre se preguntaba “¿cuáles son los roles?” y se hacía un flujo y se informaba a través de un correo con copia a todos los involucrados. Así se pudo obtener resultados. Se ponía fecha, responsables y el flujo, pasos 1, 2 y 3. Con eso se logró el resultado que se quería. Pero ¿qué hizo notable el PMO? Diseñar la línea base del presupuesto, la línea base de tiempos y con esa línea base se controlaba.

Hay un tercer punto importante: la Gestión de Riesgos, que consistió en alertas que advertían sobre algún problema que había que solucionar para que no afecte el proyecto. Esta herramienta fue muy útil porque permitía reaccionar a tiempo.

Otra herramienta destacable fue la Gestión de Documentos. Se trabajó con Aconex, un sistema en la nube que eliminó el papel como recurso. A través de este sistema, la información estaba mucho más ordenada y permitió, por ejemplo, explicar a la Contraloría, paso a paso la toma de decisiones. Ya no hay mesa de partes en la obra, todo era a través de esta herramienta.

La procura o la contratación pública no era lo único que se podía hacer con el convenio. También se tenía que aplicar la Ley de Contrataciones del Estado y hacerlo de forma transparente y competente; al igual que el sistema de las Naciones Unidas en la medida que la obra tenía especialización. El equipo no se quedó con un sistema tradicional, sino que exigió más, incluso a los organismos internacionales. Finalmente, también se aplicó Obra por Impuestos.

En cuanto a la relación de la política de compras fue importante la documentación. Eran solo dos hojas que reemplazaban a toda la Ley de Contrataciones del Estado. ¿Pero recoge algo distinto a lo que ya conocemos? No. Recogía básicamente los principios de la contratación pública que ya están además en la Ley de Contrataciones del Estado. ¿Cuál es la diferencia? Que ellos buscaban un tipo de contrato para cada necesidad. Ahí es donde nace el famoso NEC. Si se quiere una reflexión, se pueden preguntar ¿será cierto que nosotros podemos utilizar el mismo tipo de proceso para todas las obras? Ahora con esta experiencia, la respuesta es no. Se puede trabajar mucho para que esta experiencia internacional también esté recogida en nuestra normativa y poder aplicarla dependiendo de las necesidades.

CONTRATO NEC

Pero de esa experiencia, ¿cuál es la gran diferencia con la normativa de contratación pública? No hay papeles. Entonces, ¿qué se presenta para postular? Se resuelve un cuestionario, que es una evaluación que la realiza un especialista. Es decir, se contratan expertos en temas financieros, seguridad y salud, en gestión ambiental, gestión de la calidad. Pueden ser de distintos lugares del mundo. Ellos hacen las evaluaciones online y simplemente mandan los resultados. Así no hay corrupción, no hay ni un grado subjetivo de pensar que hay un direccionamiento, simplemente es un tema abierto y muy técnico. Así nace el famoso contrato NEC, cuyo enfoque principal es ser colaborativo.

¿En qué consiste? Se dice que es escrito por ingenieros y no por abogados. Eso no significa que se vaya a leer menos. Es todo lo contrario. A pesar de eso, el contrato entrega mucho detalle de qué significa cada cosa, qué es lo que se debe entender por cada uno de los rubros. Tiene una parte general, las cláusulas, la información técnica y otra parte que detalla los incentivos. Otro anexo tiene únicamente planos. Eso es lo sencillo, no es que sea menos cantidad, sino que dice qué hacer en cada etapa.

Además, el contrato NEC permite las alertas tempranas para solucionar problemas inmediatamente. Además, todo lo que suceda y se informe se aloja en el Aconex, no se puede borrar, se queda para siempre como parte de la historia del proyecto.

También ofrece la posibilidad de aplicar la junta de resolución de disputas, el “Dispute board”, que para el equipo peruano fue una herramienta sumamente útil. Adiós arbitraje. Aquí los problemas se solucionan durante la obra sin paralizarla.

¿Qué se necesita para iniciar un proyecto como el que se hizo? Un líder comprometido con su país. Le sigue un equipo versátil y multidisciplinario. Todas las profesiones son aceptadas siempre que tengan el criterio y el ímpetu de poder hacer este tipo de proyectos. Otra cosa importante es la motivación constante, más allá de lo político que puede sonar, hay que hacer quedar bien al Perú. También está el respetar y no temer a la Contraloría. A veces se le utiliza como excusa para no hacer las cosas, porque puede decir esto o lo otro. Ciertamente, la Contraloría mejorará sus herramientas con el tiempo, pero debemos trabajar en orden, con respeto, para poder generar este binomio ganador que se logró.

…Ver informe completo Aquí